転職の面接設定の基本！人事に好印象を与えるメールの返信マナー
転職の応募をして書類選考を追加すると、面接に関するメールが届くのが一般的です。
日程の打診が主な内容で、持ち物に関する説明なども記載されています。
このメールに対する返信は非常に重要なので、慎重に行う必要があります。
面接の設定のために欠かせないのはもちろんですが、返信が重要な理由はそれだけではありません。
人事担当者に与える印象にも大きく関わってきます。
そこで今回は、好印象を与えるメールの返信マナーについて解説します。
メールの件名は「Re:」を付けるだけでOK
返信するメールの件名をどうすれば良いのか迷うケースもあるでしょう。
基本的に、件名は自分で考えなくても大丈夫です。
メールソフトの返信機能を使うと、相手の件名の前に「Re:」という文字を追加する形で、自動的に件名が付くのが一般的です。
そうならなければ、相手の件名をコピーして自分の件名欄に貼り付け、先頭に「Re:」を足してください。
このような件名にすると、手を抜いている印象を与えないか心配になる人もいるかもしれません。
しかし、件名を付け直してしまうと、受け取った人事担当者はどのメールに対する返信か把握しにくくなります。
返信をより丁寧なものにしたいなら、「Re:面接のご案内（山田太郎）」というように、件名の後に自分の名前を追記すると良いでしょう。
また、日程が合わず調整が必要になり、何度かメールのやりとりをする場合もあります。
その場合は単純に返信機能を使っていると、「Re:Re:Re:」というように「Re:」が積み重なっていくことになります。
見栄えが悪くて好ましくないので、「Re:」は一つだけ残して削除するのがマナーです。
前置きはできるだけ短く！結論を簡潔に書こう
ビジネスシーンでは、用件を分かりやすく伝えることが大切です。
返信のメールもできるだけ簡潔に書いたほうが印象が良くなります。
冒頭の挨拶の後に本題を記述して、最後に締めの挨拶を書くのが一般的な流れです。
よく見られる失敗として、冒頭の挨拶を長くしすぎることが挙げられます。
たとえば、人事担当者に好印象を与えようとして、書類選考に対するお礼などを記入したくなる人もいるでしょう。
しかし、受け取ったメールはあくまでも面接に関するものなので、関係のないことは書くべきではありません。
そのようなことを書いて前置きが長くなると、印象が悪くなってしまう恐れがあるので気を付けてください。
日程の打診に返事をするという本題にすみやかに入りましょう。
そのうえで、「最初に結論を書く」ことが非常に大切です。
たとえば、日程を指定して打診されたのであれば、それで問題がないかどうかを最初に書きます。
複数の日から選ぶように打診されたなら、希望の日を最初に書くと良いです。
不明な点があって質問をする場合も、回りくどい表現を使うのは良くありません。
挨拶の直後に、聞きたいことを簡潔に書きましょう。
最後に署名を付けるのも大切！どのような情報が必要？
メールはできるだけ簡潔に書くことが重要ですが、省いてはいけない内容もあります。
最後に付ける「署名」もその一つです。自分がどのような人物であるのかを示すのと同時に、メールがそこで終了であることを明らかにします。
氏名や住所を記述するのが基本で、連絡用の電話番号やメールアドレスも記載しておくのが一般的です。
読み間違える可能性がある氏名の場合は、ひらがなで読み方も書いておきます。
住所や電話番号などが変わる予定がある場合は、それが分かる注意書きも付けておくと親切です。
すぐに署名と分かるようなデザインにしておく必要もあります。
横線やダッシュなどシンプルな記号を使って枠組みを作ると良いでしょう。
星や音符のような目立つ記号を使うとカジュアルな印象になってしまうので、人事担当者に送るメールとしてはふさわしくありません。
また、受け取ったメールの文面は引用の形で、自分のメールの後に付けておいてください。
一般的なメールソフトでは、返信機能を使うと自動的に引用されるので、消さずに残しておくだけで構いません。
これにより、人事担当者は自分の送ったメールを開いて確認する手間を省けます。
スピード感を持って返信を！書類選考を通過しても油断大敵
できるだけ早く返信することも大事なマナーです。
ビジネスシーンでは「スピード感」が重視されるからです。
返信のメールを即座に返せなくても、面接は中止にはならないでしょう。
しかし、転職活動中とはいえ、遅くなるとビジネスの常識が欠如していると思われかねません。
そのため、即座に返せなくても24時間以内には返信するのが望ましいです。
電話と違って時間を気にする必要はないので、メールを打てる余裕ができたらすぐに返しましょう。
たとえ夜中に送ったとしてもマナー違反にはなりません。
しかし、夜中や早朝に送ると、ライフスタイルが乱れている印象を与えないか心配する人も見受けられます。
心配な場合は、メールの予約機能を使って、営業開始の時刻に自動送信するようにセットしておくのがおすすめです。
返信するだけとはいえ、今回紹介したように意識すべき事柄はたくさんあります。
面倒に感じるかもしれませんが、しっかりマナーを押さえた返信をすることで、人事担当者が良い印象を持つことを期待できます。
書類選考を通過したからといって安心するのではなく、返信のメールを送るところから次の選考が始まっていると考えておきましょう。